Ons kwaliteitssysteem

1 Doel en reikwijdte

Ons kwaliteitssysteem beschrijft hoe we bij FFS Advies werken en hoe we onze kwaliteit bewaken. Het gaat over de manier waarop we opdrachten aannemen, uitvoeren, controleren en vastleggen. Het geldt voor al onze diensten, van het voeren van administraties en het verzorgen van belastingaangiften tot het opstellen van jaarcijfers en jaarrekeningen en het geven van advies.

Stijn Ploeger is verantwoordelijk voor het kwaliteitssysteem, voor het naleven ervan en voor het actueel houden ervan. Het systeem is een levend geheel dat meebeweegt met onze werkwijze, onze klantenkring en de regels die op ons werk van toepassing zijn.

2 Kwaliteit en efficiëntie als uitgangspunt

We geloven dat goed werk en efficiënt werken elkaar versterken in plaats van bijten. Goed werk betekent voor ons betrouwbare cijfers, juiste en tijdige aangiften en stukken waar je op kunt bouwen. Efficiënt werken betekent dat we onze eigen processen slim inrichten, dubbel werk voorkomen en ons niet verliezen in overbodige dossiervorming.

Die efficiëntie zit in de manier waarop we werken, niet in wat we voor jou doen. We leggen vast en controleren wat nodig is om het werk goed en navolgbaar te doen, en niet meer dan dat. Door bewust te kiezen wat we vastleggen, blijft onze werkwijze overzichtelijk en betaalbaar, terwijl de kwaliteit van het werk voorop blijft staan.

3 De beroepsprincipes die we volgen

Hoewel de beroepsregels voor accountants formeel niet op ons van toepassing zijn, gebruiken we de kern van de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) bewust als leidraad. Vijf beginselen staan daarin centraal, en die nemen we als maatstaf voor ons eigen handelen:

• Professionaliteit: we gedragen ons zo dat het vertrouwen in ons werk en in FFS Advies overeind blijft.
• Integriteit: we zijn eerlijk en oprecht in ons werk en in onze communicatie met jou.
• Objectiviteit: we baseren ons oordeel op feiten en laten ons daarbij niet ongepast beïnvloeden.
• Vakbekwaamheid en zorgvuldigheid: we houden onze kennis op peil en voeren ons werk zorgvuldig uit.
• Vertrouwelijkheid: we gaan vertrouwelijk om met alles wat we over jou en je onderneming weten.

4 Vakbekwaamheid en ontwikkeling

Wet- en regelgeving op het gebied van administratie, fiscaliteit en jaarrekeningen verandert voortdurend. Om werk te kunnen leveren dat aansluit op de regels die op dat moment gelden, blijven we ons voortdurend ontwikkelen.

Dat doen we door opleiding, gerichte bijscholing en het volgen van vakliteratuur, en door op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen in ons vak. Zo blijft onze kennis actueel en kunnen we onderbouwde keuzes maken in jouw situatie.

5 Opdrachten aannemen en voortzetten

Voordat we een opdracht aannemen, kijken we of we je goed kunnen helpen, of we de benodigde kennis in huis hebben en of we de opdracht zorgvuldig kunnen uitvoeren. De afspraken leggen we vast in een opdrachtbevestiging, zodat voor ons allebei duidelijk is wat we doen en wat we van elkaar verwachten.

Ook tijdens een lopende samenwerking blijven we toetsen of we de opdracht verantwoord kunnen voortzetten. Kunnen we dat niet, bijvoorbeeld door onvolledige of onjuiste informatie, het ontbreken van medewerking of strijd met wet- en regelgeving, dan kunnen we een opdracht weigeren, opschorten of beëindigen.

6 Cliëntonderzoek en Wwft

Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) doen we waar nodig cliëntonderzoek. We stellen je identiteit vast, kijken naar de uiteindelijk belanghebbende en maken een inschatting van de risico’s die met een opdracht samenhangen.

Ongebruikelijke transacties melden we wanneer de wet dat van ons vraagt. Kunnen we het cliëntonderzoek niet goed afronden, dan kunnen we een opdracht weigeren, opschorten of beëindigen. Zo voldoen we aan onze wettelijke verplichtingen en houden we onze dienstverlening zuiver.

7 Uitvoering van opdrachten

We werken met vaste, heldere werkwijzen, zodat het werk gestructureerd en herkenbaar verloopt. We maken gebruik van betrouwbare boekhoud-, salaris- en aangiftesoftware, afgestemd op de opdracht en op wat praktisch werkt.

Onze werkzaamheden en adviezen baseren we op de informatie die je aanlevert en op de wet- en regelgeving die op dat moment geldt. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie die je ons geeft, en wij zorgen dat we er zorgvuldig en deskundig mee omgaan.

8 Controle vóór oplevering

Voordat we cijfers, aangiften, jaarstukken of andere stukken opleveren of indienen, controleren we het werk op juistheid en volledigheid. Die controle is een vast onderdeel van onze werkwijze en geen sluitstuk dat erbij inschiet.

Omdat FFS Advies een klein kantoor is, betekent dat vooral een bewuste, kritische controle van ons eigen werk, ondersteund door vaste werkwijzen en de controlefuncties in onze software. Vraagt een opdracht om een extra paar ogen, bijvoorbeeld bij een complexer vraagstuk, dan kunnen we een specialist laten meekijken. Zo halen we fouten eruit voordat ze gevolgen hebben.

9 Doelgerichte dossiervorming

We leggen vast wat nodig is om een opdracht zorgvuldig uit te voeren, te onderbouwen en later te kunnen reconstrueren. Denk aan de gemaakte afspraken, de aangeleverde stukken, belangrijke keuzes en de uitgevoerde controles. De omvang van onze vastlegging past bij de aard en omvang van de opdracht, want een eenvoudige aangifte vraagt om minder dossier dan een jaarrekening.

Wat we bewust niet doen, is documenteren om het documenteren. Voor elke vastlegging kijken we of die bijdraagt aan de kwaliteit of de navolgbaarheid van het werk. Is dat niet zo, dan laten we het achterwege. Zo blijft het dossier compleet genoeg om op terug te vallen, zonder te verzanden in overbodige vastlegging. Dat is geen concessie aan de kwaliteit, maar een bewuste keuze om onze tijd te besteden aan het werk dat er voor jou toe doet.

10 Vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en beveiliging

We gaan vertrouwelijk om met alles wat we over jou en je onderneming weten, en delen dat alleen met anderen als dat nodig is voor de opdracht of als de wet ons daartoe verplicht. Die vertrouwelijkheid blijft ook gelden nadat een opdracht is afgerond.

We nemen passende maatregelen om je gegevens te beveiligen en werken met betrouwbare software. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, maken we afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging. Hoe we precies met persoonsgegevens omgaan, lees je in onze privacyverklaring.

11 Software en het inschakelen van specialisten

We gebruiken verschillende softwarepakketten en digitale systemen om ons werk efficiënt en zorgvuldig te doen. Welk pakket we inzetten, hangt af van de opdracht, de administratie en wat praktisch werkt.

Vraagt iets om specialistische kennis, bijvoorbeeld een complexer fiscaal vraagstuk, dan schakelen we gericht een specialist in. We houden daarbij zelf de regie en blijven jouw aanspreekpunt, zodat de kwaliteit gewaarborgd blijft en het voor jou overzichtelijk en helder blijft.

12 Klachten en signalen

Ben je ergens niet tevreden over? Laat het ons weten via info@ffsadvies.nl. We nemen klachten serieus, bevestigen de ontvangst en zoeken samen naar een oplossing.

Een klacht of opmerking zien we ook als een signaal om van te leren. We kijken of er iets in onze werkwijze beter kan en gebruiken die inzichten om onze kwaliteit verder te verbeteren.

13 Continuïteit en waarneming

FFS Advies is een kleine organisatie. Daarom hebben we aandacht voor continuïteit. We zorgen dat afspraken, dossiers en toegangsgegevens zo zijn vastgelegd dat je dienstverlening zo veel mogelijk doorloopt, ook als er onverwacht iets gebeurt.

Waar dat nodig is, kunnen we voor waarneming of ondersteuning terugvallen op de specialisten met wie we samenwerken. Zo blijven je administratie en je verplichtingen ook in onverwachte situaties zo goed mogelijk geborgd.

14 Evaluatie, verbetering en beheer

Een kwaliteitssysteem is nooit af. We kijken regelmatig, en in elk geval jaarlijks, of onze werkwijze nog klopt, of we onze uitgangspunten waarmaken en waar het beter kan. Verbeteringen voeren we door en leggen we vast.

Wijzigingen in wet- en regelgeving, onze dienstverlening of onze werkwijze verwerken we in dit kwaliteitssysteem. Deze pagina geeft steeds de actuele versie weer, met de datum bovenaan.